Деловой этикет на работе. Служебный этикет. Этикет в трудовом коллективе

Нас с детства учат, как вести себя в гостях. А как насчёт рабочего места? Деловой этикет – залог комфорта в офисном пространстве. Однако не все специалисты соблюдают негласные правила, которые могут облегчить им жизнь. Rjob выяснил, кто должен первым подавать руку для рукопожатия и можно ли использовать смайлики в переписке.

Приветствие

Вежливые сослуживцы обязательно здороваются с коллегами и отвечают на приветствие. Если в вашем кабинете десяток сотрудников, не обязательно здороваться с каждым индивидуально, можно пожелать доброго утра или дня всем собравшимся.

Инициатива приветствия старших по должности исходит от младших. Инициатива рукопожатия, наоборот, – . Пожимать руки через стол не рекомендуется.

Встают со стула во время приветствия в том случае, если в помещение входит клиент или партнёр.

Телефонные переговоры

Важная часть делового этикета – беседа по телефону. Частые разговоры по мобильнику в личных целях, громкие мелодии звонков и sms-оповещений – это дурной тон. Если вам необходимо срочно воспользоваться телефоном, и звонок этот никакого отношения к работе не имеет, не делайте коллег невольными слушателями. Если разговор займёт больше пары-тройки минут, поговорите за пределами кабинета.

Непрофессионально погружаться в телефон, находясь на совещании. Ответить на звонок в этом случае можно с разрешения коллег. Если предстоит длительный разговор, извинитесь перед собравшимися и отправляйтесь беседовать в коридор, чтобы не прерывать .

Если речь идёт о деловых переговорах, то помните несколько важных нюансов:

• Не звоните партнёрам в первые и последние часы рабочего дня.
• Если вы звоните старшему по должности коллеге, то инициатором прощания будет он.
• Если по телефону общаются равные по статусу сотрудники, то первым трубку кладёт позвонивший.
• Снимайте трубку после 2-3 звонка.
• Разговор по громкой связи допустим, если ваши коллеги и собеседник ничего не имеют против.

Переписка

Ежедневно офисные сотрудники отправляют десятки электронных писем, поддерживая связь с коллегами и партнёрами. От правильного оформления послания во многом зависит результат виртуального диалога.

Если есть возможность, отправляйте партнёрам письма на фирменных бланках. Обязательно указывайте тему письма. В самом письме не забудьте поприветствовать адресата, изложить суть проблемы или предложения, задать интересующие вопросы и попрощаться. Первым деловую переписку заканчивает её инициатор.

Если письмо срочное, то ответить на него нужно в течение 2-3 часов. Ответа на обычное письмо принято ждать не более одного дня. Если спустя три дня отправитель не получил отклик, он может отправить повторное письмо или связаться с адресатом другим способом.

Прошло 7 дней, а получатель письма так и не вышел на связь? Такой поступок можно расценивать как нежелание поддерживать сотрудничество.

Отдельный пункт – сокращения и смайлики. Они допустимы в неформальной переписке, например, если коллеги общаются в корпоративном чате. В письмах начальству или партнёрам подобная вольность под запретом.

Причёска

В каждом коллективе найдутся обладатели завидной шевелюры, которой восторгаются окружающие. Получая комплименты, окрылённые дамы стремятся затмить Рапунцель, сооружая на голове замысловатые конструкции или позволяя локонам свободно струиться по плечам. С точки зрения делового этикета, это неправильно.

В крупных фирмах сотрудницам и сотрудникам рекомендуется иметь аккуратную прическу без излишеств. Если ваши волосы ниже плеч, соберите их в хвост, косу или пучок. И не злоупотребляйте укладочными средствами, ведь некоторые из них имеют специфический аромат, неприятный для окружающих.

Парфюм

Есть лёгкие дневные и есть насыщенные вечерние ароматы. Собираясь в офис, забудьте о последних (конечно, если речь идёт не о корпоративной вечеринке). Сладкие, пряные нотки слишком навязчивы и могут раздражать ваших коллег.

Не забывайте и о том, что некоторые ароматы вызывают у людей аллергические реакции, нередки случаи, когда сотрудники жалуются на головную боль и невозможность сконцентрировать внимание, а всё из-за едкого аромата чьих-то духов.

То же касается любителей ароматерапии. Прежде чем ставить на стол палочки, пропитанные эфирным маслом, поинтересуйтесь у коллег, не доставит ли им это дискомфорта.

Одежда

Если в вашей компании есть , то нарушить правила делового этикета сложно, разве что вы бунтарь и ярый противник белых воротников. А как быть тем, у кого более или менее неформальная офисная обстановка?

Серьезную ошибку совершают сотрудники, которые дают волю фантазии. Дескать, если шеф не ввёл правил, то ходить на работу можно и в любимых коротких шортах, и в удобных свитерах с протёртыми локтями.

Не забывайте, что каждый сотрудник компании – её лицо, а по одёжке встречают. Поэтому, если не хотите навредить имиджу фирмы, оставьте спорные наряды для других случаев. Свежая рубашка, пиджак, лаконичный джемпер, брюки, юбка до колен и чистая обувь отлично подойдут для офиса.

Верхнюю одежду необходимо вешать в специально отведённом для этого месте. Некорректно поступают те, кто использует в качестве вешалки спинку своего стула или складывают одежду на тумбочках и подоконниках. Исключение из правил – если вы забежали в офис на 15-20 минут. В таком случае разрешается брать с собой пальто или куртку.

Большинство людей проводит по меньшей мере треть своей рабочей жизни в различных коллективах, в которых их деятельность неразрывно связана с деятельностью других, и от того, как, в каких формах осуществляются эти связи - от характера взаимоотношений между членами коллектива - в весьма большой степени зависят результаты его работы.

Дружный, слаженный, дисциплинированный коллектив всегда и быстрее, и лучше выполнит свое дело, чем тот, i котором происходят частые конфликты, нет порядка в организации работы. Не поэтому ли иные идут на работу с легким, спокойным сердцем, а иные - с досадой, раздражением, которые неминуемо сказываются на результатах и их личного труда, и труда всего коллектива?

Вот почему жизненно важно воспитать в себе основные качества, определяющие социальную ценность каждого члена любого трудового коллектива: глубокую благожелательность к людям вообще (это - моральная база общей культуры человека) и строгую дисциплину в отношении к своим трудовым обязанностям, к соблюдению общественного порядка (это - материальная база общей культуры).

Внимание к другим, благожелательность, чувство товарищества по отношению к работающим рядом с вами - вот те качества, которые выше всего ценятся в каждом коллективе. Если они присущи большинству его членов, да еще сопровождаются высокими профессиональными данными и дисциплиной, то такой коллектив всегда будет работать успешно даже в трудных условиях.

Несколько конкретных замечаний о поведении в коллективе

Начнем с критики тех, кто, по нашему мнению, мешает успешной работе коллектива. Прежде всего огромное значение имеет тон критики - товарищеский, спокойный, доказательный или озлобленный, с резкими словами и без веских оснований. В первом случае критика будет воспринята (во всяком случае - присутствующими) как желание помочь, во втором - как неуважение или даже оскорбление и может вызвать такую же ответную реакцию.

Важным условием товарищеского мира в коллективе является соблюдение золотого правила - не говорить ничего плохого, отрицательного об отсутствующих при общем разговоре людях . Еще у древних римлян было установлено: «об умерших - или хорошо или ничего». Моральным основанием этого требования они правильно считали то, что умершие не могут выступить в свою защиту в том случае, если их хулят. Но не в таком же ли положении находятся живые люди, о которых с осуждением говорят в их отсутствие? Поэтому следует и самому воздерживаться от негативных высказываний об отсутствующих и вызывать такие высказывания. Враждебность между людьми, ссоры на личной почве в коллективе возникают чаще всего именно потому, что брошенное кем-то непродуманное слово подхватывалось «длинным языком» второго, шло к третьему, четвертому и, в конечном счете, к скандалу.

Успех дела в коллективе складывается из многих компонентов, и сложные нити взаимоотношений - не последние среди них. А взаимоотношения во многом зависят от умения вести себя, от знания правил культуры поведения, от такта и доброго желания. Более того, именно в настоящее время неизмеримо возросла роль культуры управления, культуры взаимоотношений людей в процессе служебной деятельности.

Одна из важнейших сторон служебного этикета - стиль руководителя в его отношения к подчиненным , те нормы, которые обеспечивают наиболее разумное его поведение с точки зрения интересов дела.

Руководитель должен быть компетентным в своей области человеком.

Если руководитель не обладает необходимой подготовкой, всей полнотой знаний для руководства делом, то создается опасное для дела положение, когда некомпетентный человек получает право решать, а компетентный - обязывается выполнять неквалифицированные решения. Компетентность руководителя - предпосылка его авторитета. Отсюда вытекает существенное требование служебного этикета, относящееся к руководителю любого ранга, - овладение наукой управления, совершенствование профессиональных знаний, повышение общей культуры, без которой нельзя всерьез говорить о выполнении всех требований служебного этикета.

Руководитель получает разнообразную информацию, на основе которой он должен решить ту или иную проблему и отдать соответствующие распоряжения. В этой ситуации большое значение имеет этическая сторона, соблюдение правил этикета.

Руководитель никогда не должен считать себя специалистом во всех вопросах, решаемых коллективом. Руководитель, некомпетентный в каких-либо специальных вопросах, за решение которых он хотя и отвечает, но практически ими не занимается (а занимается кто-либо из подчиненных), не должен стесняться того, что знает меньше подчиненного. Обратившись к подчиненному с такими примерно словами: «В этом вопросе вы более компетентны, чем я, каково ваше мнение?»,- руководитель, со вниманием относящийся к квалифицированным мнениям подчиненных, обеспечивает себе хороший деловой контакт с ними, приобретает репутацию человека, лишенного зазнайства и чванливости.

Пост, который занимает руководитель, механически не делает его более компетентным во всех вопросах, чем его подчиненные. Дальновидный, умный руководитель никогда не выскажет окончательного мнения, не выслушав и не оценив всесторонне мнения подчиненных, в том числе и те, которые в корне расходятся с его мнением. Если руководитель не анализирует разные точки зрения, нетерпеливо перебивает подчиненных («Все и так ясно»), то он не может всесторонне оценить и решить сложные вопросы, возникающие в процессе руководства. Поэтому с самого начала руководящей деятельности очень важно научиться не отметать чужие взгляды лишь потому, что они чужие.

Корректность, выдержка необходимы для успеха в деле и для создания деловой атмосферы в коллективе.

Но в то же время руководитель обязан принимать решения, требовать их выполнения от подчиненных и нести ответственность за принятое решение. Авторитет решения, а значит и руководителя, будет сильнее, если это решение основано на разумном подходе, целесообразности, всесторонней продуманности, а не на административной силе.

Если руководитель допустил ошибку, как быть в таком случае? Признать ошибочность своей точки зрения, позиции или сделать вид, что ничего не произошло, умолчать? Легче и проще умолчать, а мудрее и принципиальнее - признать ошибку. Умение признать ошибку перед людьми - это качество сильного и умного руководителя, который много знает, умеет, но - ничто человеческое ему не чуждо - он может ошибаться.

Служебный этикет обязывает руководителя уметь организовать дело так, чтобы служебные обязанности подчиненных были четко разграничены, и каждый был ответственен за порученный участок работы. Доверие к человеку должно сочетаться со строгим контролем за исполнением. Руководитель не должен допускать раздражительности, грубости, равнодушия к людям. Это унижает человека, отражается на отношении к делу, эффективности труда.

Умение выслушать и внимательно отнестись к мнению других - одно из тех качеств, которые обязательно должен иметь руководитель. В процессе общения руководителя с подчиненными способность слушать к слышать собеседника играет значительную роль.

Один из самых известных в последние двадцать лет представитель делового мира США Ли Якокка, председатель совета директоров компании «Крайслер», в книге «Карьера менеджера» (Пер. с англ.- М., «Прогресс», 1990) справедливо замечает, что не каждый менеджер обязан быть оратором, «но это же стыдно, когда человек больших способностей не в состоянии понятно рассказать о своих замыслах, выступая перед советом директоров или соответствующим комитетом. Однако хорошему менеджеру нужно уметь слушать по крайней мере так же, как уметь говорить. Слишком много людей не могут уразуметь, что подлинное общение - процесс двусторонний. Если вы хотите внушить работающим у вас людям стремление хорошо трудиться и проявлять инициативу, нужно уметь внимательно слушать. Мне, как менеджеру, самое большое удовлетворение доставляет видеть, как работник, на которого аппарат уже наклеил ярлык посредственного или бездарного, на деле добивается признания, причем только потому, что кто-то выслушал его, вник в его трудности и помог ему их преодолеть».

Парламентский корреспондент «Нового времени» Н. Андреев замечает: «Руководителей, которые способы «выбить» план, дополнительную продукцию - криком ли, нажимом, приказом, громыханием кулака по столу,- мы имеем предостаточно и убедились: они не способны кардинально изменить ситуацию. Их ведь интересует только уголь, лес, металл, а люди - лишь как средство достижения плановых показателей.

А вот министров, которые бы действовали элегантно, научно, использовали бы экономические методы, умели бы разговаривать и договариваться с людьми, достигать компромисса, у нас не было. И кто знает, может, они сумели бы предвидеть и предупредить забастовки, а не гасить их, когда они уже вспыхнули. Отпечаталось в памяти,- продолжает автор корреспонденции,- как Михаил Щадов, только что назначенный министром угольной промышленности, щедро раздавал рукопожатия народным депутатам: «Спасибо за доверие. Постараюсь оправдать». Он вышел из зала заседаний Верховного Совета и, потирая руки, на моих глазах и в присутствии других людей объявил своей свите: «Значит так. Сначала полечу в Кузбасс. Потом на Украину. Затем в Казахстан. И где-то в конце августа на Урал. Прижму кое-кого так, что они у меня запищат».

Нормальным не способствует и привычка руководителя комментировать слова выступающего на трибуне оратора - подчиненного, прерывать его в ходе выступления, а иногда (к сожалению) и грубо обрывать на полуслове, если мнение по обсуждаемому вопросу не совпадает с мнением руководителя.

Допущенная руководителем грубость или резкость подавляет человека, лишает интереса к работе, способности творчески мыслить. Характерно, что руководитель, проявляющий грубость и бестактность в общении с подчиненными, в кабинете вышестоящего начальника бывает вежлив, предупредителен. Ничего удивительного нет. Перевоплощение легко объясняется отсутствием истинной культуры, невоспитанностью.

«Нужны ли нам элегантные министры?» - такой вопрос задает корреспондент. И в самом деле. Кто достоин быть министром? «А может, действительно настало время элегантных министров? - продолжает задавать вопросы парламентский корреспондент.- Министру пришлось изменить программу своих ближайших действий и вылететь в Кузбасс раньше, чем он, видимо, планировал. И разговор ему там пришлось вести совсем в ином тоне, нежели тот, на который он настраивался. Не он прижал, а его прижали шахтеры списком требований».

Служебный этикет требует соблюдения этических норм в ситуации психологически не очень приятной для руководителя: подчиненному необходимо сказать о недостатках в работе. Воспитанный руководитель, вызвав к себе подчиненного, не будет начинать разговор-с упреков, пока не выяснит все обстоятельства дела, пока не выслушает объяснений. Оценка действий подчиненного может быть резкой по существу, но форма должна быть корректной, свидетельствующей об умении руководителя держать себя в рамках общепринятых приличий в любых ситуациях. Проявить корректность - значит сохранить достоинство, не опуститься до уровня распущенного обывателя.

В служебных отношениях корректность помогает устранить то, что мешает интересам дела , создавая ненужную напряженность. Не менее важна в служебных отношениях тактичность - чувство меры, умение ощущать границу, за которой в результате слов или действий возникает незаслуженная обида. Иногда совершенно правильное по существу замечание облекается в обидную форму, которая отвлекает внимание от содержания высказывания. Подчиненный, будучи задет, неспособен воспринять то разумное, что содержится в замечании руководителя. Тактичный руководитель не задаст вопроса, который поставит собеседника в неловкое положение. Навязчивость, назойливость, даже если они вызваны самыми лучшими побуждениями, например, желанием помочь, вызывают отрицательную реакцию. Чувство меры, позволяющее проявить уважение к достоинству другого человека и вместе с тем обнаружить собственное достоинство, - вот к чему сводится тактичность.

Есть еще одно правило служебных отношений: руководитель должен оберегать авторитет подчиненных. Отбросив личную неприязнь, если она имеется, подавляя в себе отрицательные эмоции, руководитель должным образом оценит успехи подчиненного, будет всячески их поддерживать. Умный руководитель не будет приписывать себе заслуги подчиненных. Руководитель, который положительно относится только к своим служебным успехам, который не способен по достоинству оценить достижения подчиненных и показать их в коллективе, доказывает своим поведением, что он плохой руководитель. Наоборот, чем больше руководитель показывает заслуги подчиненных, тем лучше он как : он хорошо подобрал работников.

Любому руководителю нередко приходится выступать перед коллективом. Тон выступления, акценты, соотношение «металла» в голосе и слов, рассчитанных на убеждение, должны быть особенно продуманы.

Непреложным требованием служебного этикета является строгое соблюдение регламента , что выражает более общую норму этикета - необходимость максимальной экономии времени и четкости, предельной ясности во всех служебных разговорах. Недопустимы нарушения регламента во время различных собраний и заседаний, когда утверждается или является общепринятым регламент один для всех и действует совсем иной регламент для руководителя; иногда он выступает вообще вне всякого регламента.

До сих пор мы говорили о требованиях этикета, относящихся к руководителю. Это одна из сторон служебного этикета. Другая сторона - правила служебного этикета, обращенного непосредственно к рядовым работникам или к подчиненным, правила, которые определяют, как они должны вести себя по отношению к руководителю и друг к другу. Дисциплина, неукоснительное выполнение служебных распоряжений руководителя, сделанных в рамках его компетенции, составляют важнейшее требование служебного этикета, обращенное к каждому работнику.

Как совместить требования субординации, то есть подчиненности, входящее в понятие трудовой дисциплины, со стремлением подчиненного отстоять самостоятельное мнение по тому или иному деловому вопросу? Культурный работник, оказавшись в такой ситуации, не будет кричать, хлопать дверьми кабинета руководителя, скандалить, угрожать ему. В таких случаях подчиненный так же, как и руководитель, обязан действовать, строго придерживаясь рамок трудового законодательства, правил внутреннего распорядка.

Неприятное впечатление производит человек, который начинает жаловаться на производственные, деловые просчеты руководителя, «сигнализировать» не тогда, когда эти промахи или нарушения были, а после того, как он почувствует себя лично в чем-либо ущемленным. Выходит, руководитель был для него хорош, пока не задевались его личные интересы. Как только это случилось - пусть будут «обнародованы» все действительные и мнимые грехи руководителя. Не очень-то красиво выглядит и человек, который начинает критиковать своего руководителя лишь в том случае, когда вышестоящие инстанции принимают решение снять его с занимаемой должности. А раньше? Раньше он не хотел «портить отношений», заботился о своем личном спокойствии и благополучии. Интересы дела у него были на последнем месте. В этой связи следует обратить внимание на то, что доброжелательная, конструктивная, направленная на осуществление интересов дела критика является неотъемлемым правом подчиненного.

Иногда вежливость, тактичность смешивают с проявлением угодничества, подхалимства. Это разные вещи. Вежливость, доброжелательность должны проявляться ко всем, в том числе и к руководителю. Угодничество, подобострастие подчиненного перед начальником всегда осуждалось людьми с чувством собственного достоинства, развитым самосознанием, независимостью мнений и суждений о людях и деле. Это Молчалив из «Горя от ума» признавался:

Мне завещал отец:

Во-первых, угождать всем людям без изьятья. Хозяину, где доведется жить, Начальнику, с кем буду я служить; Слуге его, который чистит платье, Швейцару, дворнику для избежанья зла, Собаке дворника, чтоб ласкова была.

Важнейшее требование, предъявляемое служебным этикетом к каждому работнику, - аккуратность: чистота рабочего места, выполнение элементарных требований санитарии н гигиены.

И еще одно всеобщее правило: в коллективе курить можно только с разрешения всех присутствующих, ибо говорят: «Если курящие имеют право на существование, то некурящие - тоже».

Правила предложения огня при закуривании - те же, что и при представлении: младший предлагает старшему, мужчина - женщине. Если предлагаете закурить от спички - дайте ей хорошо разгореться.

При разговоре папиросу, сигару, трубку обязательно вынимают изо рта и не пускают дым в лицо собеседнику. Совершенно недопустимо разговаривать и держать сигарету в углу рта, этим жестом показывают свое презрение к собеседнику.

В обществе, прежде чем закурить, удостоверьтесь, есть ли поблизости пепельница, иначе вам придется стряхивать пепел туда же, куда и класть обгоревшую спичку, затем и окурок - в свою спичечную коробку, так как нельзя посыпать пеплом ковер или просто пол, отряхивать пепел с сигареты в чайное блюдце и гасить ее в цветочном горшке.

Гасить окурки нужно тщательно, не оставляя их чадить.

И у нас, и на Западе не принято «прикуривать» сигарету от сигареты другого курящего. На Западе не принято курить на улицах даже мужчинам, а закурившая на улице женщина будет отнесена к категории «легких».

Деловой этикет. Культура общения - видео

Деловой этикет. Служебное рукопожатие - видео

Иногда случаются ситуации, в которых мы совершенно не знаем, как себя вести на работе и в офисе. Хочется выглядеть в глазах окружающих хорошо воспитанным человеком, но вместо этого мы совершаем нелепые промахи. А для этого нужно лишь знать правила служебного этикета.

Служебный этикет - поведение в офисе и на работе

Мы работаем все больше и больше. Место работы уже стало нашим вторым домом, а коллеги - почти как семья. И в этом нет ничего удивительного, такой ход вещей поддерживает наше начальство. Ведь это привязывает нас к фирме, где мы трудимся. Но при этом вовсе не стоит забывать правила служебного этикета.

Не дайте себя обмануть видимостью уюта. Работа есть работа, а знание служебного этикета так же важно, как и ваша квалификация. Поэтому стоит знать, как не потеряться в чаще неписаных офисных правил хорошего тона.

Служебный этикет: что уместно, а что неуместно на рабочем месте

Как в школе внешний вид дневника говорит об ученике, так и сейчас - ваше рабочее место может многое рассказать о вас. И сколько бы все кругом ни твердили, что вы вольны себя чувствовать как дома, не стоит впадать в крайности.

Можете поставить себе на стол фотографию семьи или любимого кота. Но любимый актер с голым торсом в качестве фона на мониторе служебного компьютера - это уже перебор. Также не стоит обвешивать лампу украшениями и ставить на стол любимый талисман. Что бы вы подумали о человеке, чье рабочее место выглядело бы как письменный стол в комнате девочки-подростка? И еще: не забывайте о порядке.

Служебный этикет и внешний вид

О вашем профессионализме свидетельствует также ваш внешний вид. В каждой фирме или учреждении господствуют свои правила. То, что принято надевать в частной конторе, зачастую не подобает носить учителю в школе.

Существует, однако, несколько основных правил хорошего тона. Не надевайте на работу мини-юбок, облегающих платьев или вещей с глубоким декольте, не оголяйте пупок.

Вся одежда должна быть чистой и выглаженной, а ее обладательница - опрятно выглядеть и приятно пахнуть. Конечно же, и тут следует избегать крайностей. Тяжелый вечерний парфюм в маленьком замкнутом помещении может вызвать тошноту у ваших коллег.

Служебный этикет: дни рождения и другие праздники

Не в каждой фирме принято устраивать шумные вечеринки. Если вы заметили, что и у вас на работе никто этого не делает, то не стоит выделяться со своим «меню из трех блюд» на день рождения. Если есть желание, можете просто угостить сотрудников шоколадом или домашним печеньем.

На большие праздники самым корректным решением будет скинуться на общий стол. Договоритесь о небольшой сумме, которую каждый положит в общую копилку, и назначьте человека, который займется закупками. Если в этот момент у вас не оказалось при себе наличных, попросите коллегу заплатить за вас. Однако не тяните с возвратом долга.

Если же, наоборот, вы заплатили за кого-то, кто не спешит возвращать деньги, можете деликатно намекнуть ему на это, например, вспоминая о прошедшем праздновании. Служебный этикет не позволяет брать денег в долг у своих коллег.

Служебный этикет: здороваемся с шефом

Как известно, самая важная персона в любой фирме - это шеф. Даже если в вашей компании практикуется демократичный принцип общения и все говорят друг другу «ты», обращайтесь к начальнику с уважением.

Если же вы всегда были с ним на вы, но во время служебной командировки он предложил выпить на брудершафт, не рассказывайте этого в офисе. Продолжайте обращаться к начальнику официально, если только он сам не предложит иначе.

И не фамильярничайте, не делайте вид, что вы - его лучший друг. Даже если вы общаетесь и вне офиса, а ваши дети вместе ходят в детский сад, на работе он - ваш начальник.

Именно вы должны первой говорить ему «Добрый день», несмотря на то, что вы женщина.

В искусстве служебного этикета господствуют простые правила. Всякий раз, когда вы сомневаетесь, как себя вести, следуйте интуиции. И спрашивайте себя, какого поведения вы ожидали бы от сотрудников, если бы были руководителем.

В современном обществе служебный этикет играет все большую роль. Знание определенных правил - хорошая визитная карточка. Иногда, правда, раздаются иронические комментарии на тему преувеличенной вежливости, однако лучше переборщить с любезностью, чем совершить грубый промах.

Тренинги служебного этикета

Важно знать, кто должен первым протянуть руку для пожатия или первым представиться, стучать или нет в закрытый кабинет шефа, а также как одеться соответствующим образом на корпоративную вечеринку. Поэтому рекомендую обратиться к различным пособиям по теме или сходить на тренинг. Это повысит ваш профессиональный уровень, поможет легче завязывать новые контакты и улучшит ваши позиции в коллективе.

Служебный этикет: никогда не делайте этого в офисе

Приняв положительное решение о принятии вас на работу, руководство компании намерено получить не только специалиста (пусть даже и начинающего), но и нового члена коллектива, который станет надежным звеном в команде.
Что следует знать начинающему офисному сотруднику:

1. Общие правила поведения в офисе.
2. Правила общения с руководителем и коллегами.
3. Офисный .
4. Основы делового этикета.

Темы для обсуждения выстроены в порядке приоритетности. Со временем этот порядок изменится и связано это будет с вашей дальнейшей карьерой. Но на первых порах элементарное поведение в офисе для вас важнее, нежели тонкости четвертого пункта.

Общие правила поведения в офисе

Как и в любом коллективе – школьном, студенческом и др. – в офисном коллективе есть свои гласные и негласные правила, регламентируемые и нет. Регламентируемые правила – это правила, которые прописаны в официальных документах компании. И они зависят от специфики организации. Так, например, регламентируемым правилом может быть запрет на вынос из здания офиса документов и др. материалов, принадлежащих компании; запрет на использование переносных запоминающих устройств (флешки, диски); запрет использования мобильных телефонов в рабочее время и многое другое. Эти правила не должны подвергаться критике, поскольку их разработкой занимаются специалисты и для каждого из правил есть свои веские основания.
К негласным правилам относят те, необходимость в которых не требует строгой регламентации, вы не будете за них официально наказаны, но без которых не обходится офис. К таким правилам относят:

• корпоративные вечеринки, игнорировать которые не стоит, даже если вам это не нравится. Тем самым вы показываете коллективу, что не заинтересованы в общении с ними;
• сбросы на подарки коллегам к праздникам, небольшие чаепития по этому поводу. Обязать участвовать в таких мероприятиях вас никто не имеет права, но и не следовать этому не стоит – ваши личные неприязни, которые возникнут на этой почве, отрицательно скажутся на дальнейшей совместной работе в данном коллективе;
• пятничный ритуал. В некоторых компаниях принято по пятницам устраивать посиделки, либо вместе посещать кафе и др. Их можно иногда пропускать по уважительным причинам, но не постоянно, иначе можно снискать репутацию скряги и белой вороны;
• ни в коем случае не флиртовать с коллегами, не отпускать неуместные шутки (на интимные темы, на темы физических возможностей, на природные данные человека);
• следите за своей речью. В офисе не принято использовать сленг. Иначе вас могут принять за обыкновенного курьера;
• . В некоторых коллективах практикуется обсуждение начальства, внешнего вида и способностей коллег и др. Будьте аккуратны – это может быть проверкой. Желая сразу стать «своим парнем», можно сказать лишнего, что отзовется в будущем. Вообще обсуждение личных тем, руководства, коллег строго запрещено любым этикетом;
• не задавайте лишних вопросов коллегам – о семейном положении, кто с кем и в каких отношениях. И не рассказывайте о себе лишнего;
• если в офисе позволено посещать не имеющие отношения к работе сайты, будьте предельно осторожны: очень часто в компаниях стоят программы контроля, позволяющие IT-отделу контролировать все компьютеры компании. Это необходимо для пресечения утечки информации прежде всего. Поэтому не открывайте компрометирующие страницы, не ведите слишком личной переписки;
• помимо контроля посещаемости интернета в офисах устанавливаются видеокамеры. Необходимы они, прежде всего, в целях безопасности. Не забывайте о них и следите за собой, не допускайте лишнего, даже оставаясь наедине с самим собой в кабинете;
• деньги. Никогда ни под каким предлогом не интересуйтесь уровнем заработной платы коллег. Допускается обсуждение только вашей зарплаты с непосредственным руководителем;
• личное пространство. Никогда ничего не берите со стола коллег, не спросив на то разрешения. Это является не только правилом поведения в офисе, но и правилом этикета;
• не вносите исправлений в документы, выполненные не вами;
• не заглядывайте в чужой компьютер;
• не отвечайте на чужие звонки.

Ест еще многих правил – и у каждого коллектива они свои. Главное – следовать им и не выделяться.

Правила общения с руководителем и коллегами

В зависимости от должности возможно наличие нескольких руководителей (прямой руководитель, руководитель отдела, руководитель компании), коллег (равных по должности), подчиненных. В зависимости от степени подчиненности существует несколько способов общения.
С руководителем и всеми, кто выше по должности. Независимо от возраста и пола, не допускается панибратство, переход на «ты». Даже если вам младший по возрасту или ровесник–руководитель сам предложил перейти на более простые отношения, это должно остаться личным. В присутствии посторонних (особенно во время встреч, переговоров и др.) никогда нельзя показывать своих «теплых, дружеских» отношений – строго и официально. В современном офисе все чаще встречается европейская форма общения, при которой не используется отчество, только имя, но на «Вы»! Перейти на нее вы имеете право только по инициативе самого руководителя. Если он представлен по имени-отчеству и не давал вам разрешения упростить стиль общения – никакой фамильярности!
К равным по должности можно обращаться по имени, предварительно спросив на то разрешения. В данном случае разрешается проявить инициативу самому. В присутствии других можно обратиться только по имени, но тоже на «Вы».
К подчиненным тоже можно обратиться по имени. Если предлагаете перейти на «ты», то и себя позволяете так называть. Переходом на «ты» в одностороннем порядке вы подчеркиваете свое превосходство. Какое отношение будет к вам у подчиненных?
При первой встрече с руководителем вы должны быть готовы ответить на ряд вопросов и задать свои. Это вовсе не говорит о вашей любопытности. Заранее подготовленные вопросы покажут вас с лучшей стороны – вы обязательный и ответственный человек, который готовится ко всему заранее:

• обязательно поинтересуйтесь у руководителя о наличии дресс-кода и его строгом соблюдении в офисе;
• в случае необходимости разрешается ли покидать рабочее место и как это оформляется. Иногда можно просто отпроситься, иногда пишут заявление – нужно знать об этом заранее;
• поинтересуйтесь о важных персонах, которые могут появиться неожиданно или позвонить. Вполне естественно, что начинающего специалиста никогда не представят учредителям компании или инвесторам. Но заочно знакомство должно пройти обязательно во избежание неловких моментов, которые могут возникнуть при их появлении или звонке в офис;
• обязательно задайте вопрос, что еще вам необходимо знать, о чем не сказано в регламенте. Вполне возможно, что руководитель откроет вам пару секретов на будущее, чтобы для вас это не было неожиданностью. Это может быть все, что угодно.

Офисный дресс-код

Дресс-код (dress code – кодекс одежды) – форма одежды, требуемая при посещении определенных мероприятий, организаций, заведений. Офисный дресс-код имеет свои особенности и правила.
Прежде, чем приступить к формированию своего имиджа, посмотрите на себя с критической точки зрения, оцените достоинства и недостатки своей внешности. Также следует запомнить правило – вы всегда должны выглядеть привлекательно, но преобладание женственности/мужественности не должно преобладать над деловитостью. Ваша физическая привлекательность не должна вызывать в коллегах интимных или фривольных желаний.
При подборе офисной одежды следует знать:

• в офисном дресс-коде запрещен самодельный трикотаж даже самой изящной работы;
• в любую погоду и любое время года наличие колготок или чулок;
• в офисе принято носить костюмы, платья допустимы только строгих покроев. Следите за расцветкой одежды, за длиной юбки. Не следует надевать слишком облегающую или прозрачную одежду, одежду без рукавов. Даже в самую знойную погоду руки должны быть прикрыты хотя бы небольшим прозрачным рукавом;
• менять туалет следует ежедневно. Если вы носите костюм, следует менять хотя бы блузку/сорочку;
• в холодное время года обязательно наличие сменной обуви в офисе;
• украшения. Предпочтительно одно, но дорогое украшение. Если же вы любите бижутерию, то этикетом разрешено не более 3 украшений вместе. Цепочки, кулоны не носят поверх трикотажа и шерсти. Крестики и другие религиозные символы не носят напоказ;
• умеренное использование парфюма. А лучше его полное отсутствие, если вы работаете в кабинете с большим количеством людей. Ваш парфюм может быть неприятен окружающим, а у кого-то может быть . К тому же запах не должен отвлекать окружающих.

Офисный дресс-код, на самом деле, строго соблюдается только в крупных компаниях, где ведется широкая деятельность с инвесторами, клиентами и партнерами в стенах офиса и не только. Есть компании, где требуется даже в обеденный перерыв сменить блузку/сорочку. В компаниях, чья ежедневная деятельность не предполагает встреч с партнерами, требования к одежде могут быть минимальными, например, запрещены только джинсы, все остальное – на усмотрение сотрудников. Если же дресс-код как таковой отсутствует вовсе, то это еще не означает, что можно появиться на рабочем месте в спортивном костюме. Соблюдение элементарных правил офисной одежды переходят в разряд негласных правил коллектива.

Основы делового этикета

Бизнес-этикет представляет собой достаточно обширный круг сводов и правил, которыми руководствуются деловые люди. Но на начальном этапе работы в офисной среде достаточно знать лишь некоторые основные принципы. Более глубоким изучением данной темы можно заняться самостоятельно:

1. Пунктуальность. Это является первостепенной вашей характеристикой. Опаздывать как на встречи, переговоры и заседания, так и ежедневно на рабочее место категорически запрещено. И не важно – женщина вы или мужчина.
2. Приветствие. Обязательно здоровайтесь, приходя в офис, заходя в помещение. Независимо от пола первым здоровается подчиненный! Не принято здороваться через порог.
3. Стучать в дверь перед входом в кабинет следует только в том случае, если там менее трех человек. В остальных случаях принято входить без стука.
4. Кто первым входит в дверь? Современный деловой этикет вытер половые границы в этом вопросе, и в дверь входит первым тот, кто к ней ближе. Хотя многие мужчины по-прежнему остаются джентльменами.
5. Приготавливая себе кофе или чай, обязательно предложите коллегам. Никогда не оставляйте недопитый кофе/чай на столе рядом с компьютером и документами. Уходя, обязательно вымойте чашку.
6. Знакомство в деловых кругах зачастую начинается с визитных карточек: младший по возрасту передает визитку старшему, а мужчина вручает визитку женщине первым!
7. При знакомстве женщина никогда не называет своего имени первой (в этом случае пол очень важен).
8. При звонке кому-либо сначала поинтересуйтесь, удобно ли человеку сейчас общаться.
9. Беседу по телефону заканчивает инициатор звонка.
10. Ответ на электронное письмо должен быть дан в течение 2-х суток с момента его получения.
11. В бизнес-среде женщине носить волосы распущенными – признак дурного тона.
12. Мужчина должен быть всегда гладко выбрит.

Для успешного начала карьеры в офисе изложенных правил будет вполне достаточно. Но только лишь на начальном этапе. Позже вам понадобится изучить этикет переговоров, этикет электронной переписки, этикет официальных мероприятий и многое другое. Нельзя останавливаться, потому что ваша карьера будет складываться из множества встреч, переговоров и достижений поставленных целей. И для каждого из пунктов существует еще очень много правил и тонкостей, знание которых поможет завоевать расположение к вам партнеров и коллег и репутацию делового человека.

Самое важное о правилах офисного этикета - что можно и чего делать нельзя в рабочем пространстве, которое вы делите с другими людьми?

Большинство из нас работают в коллективах и проводят длительное время в офисе, наполненном другими людьми. Даже очень замкнутым людям все равно приходится так или иначе коммуницировать и контактировать с коллегами и руководством — и соблюдать при этом неписаный свод правил, которые регулируют такие отношения. Что можно делать и чего лучше избегать в своих привычках, чтобы жизнь в офисе была комфортной и расслабленной?

Незнакомые люди: здороваться или нет?

Часто офисные помещения находятся в большом здании — соответственно, по пути на рабочее место и обратно вы постоянно встречаете множество совершенно незнакомых людей. Нужно ли здороваться с каждым встреченным человеком?

Нет, здороваться со всеми подряд никто не обязан, но легкая улыбка и кивок головы никого слишком не затруднят и поднимут настроение всем участникам встречи. Правила хорошего тона и здравый смысл советуют не игнорировать людей в здании — особенно если речь идет о тех, кого вы встречаете по утрам изо дня в день по пути в офис.

Open space: как приветствовать всех?

Такая организация рабочего пространства встречается довольно часто — и что же делать в этом случае? Здороваться со всеми разом или же подходить к каждому персонально для пожелания хорошего дня?

Верен первый вариант. Нужно приветствовать всех находящихся в открытом пространстве одновременно, используя нейтральные фразы наподобие “добрый день”, а то и “привет”, если отношения между коллегами достаточно неформальные. После этого можно спокойно отправляться к тем сослуживцам, с которыми у вас более близкие отношения или совместные дела для детального приветствия и обсуждения планов на день.

Верхняя одежда и вещи: где оставлять?

Мы появляемся в офисе полностью одетыми — а климат большую часть года таков, что перемещаться по улицам просто в деловом костюме не слишком-то комфортно. Куда складывать и где хранить плащи или шубы и другую одежду?

Как правило, в офисе существует некое подобие гардеробной комнаты — и хранить любую дополнительную одежду и аксессуары нужно именно там. Вешать шубу, пускай и самую роскошную и дорогую, на спинку офисного стула не стоит, тем более — складывать на стол. Это выглядит довольно неряшливо в случае даже с самыми красивыми вещами и будет отвлекать от рабочих процессов и вас, и коллег.

Зонты следует складывать и вешать на крючок или вешалку — в раскрытом виде они могут стоять только в подсобном помещении или там, где они точно не будут никому мешать. Точно не стоит оставлять раскрытый зонт, вынуждая коллег перепрыгивать через него, рядом со своим рабочим столом — это неудобно для всех и будет придавать всему офису странный вид.

Рабочий стол: что на нем может быть?

На работе оценивают ваши профессиональные и деловые качества в первую очередь — и уже потом любят вас за черты характера: доброту, отзывчивость и склонность к коллекционированию милых слоников или забавных мягких игрушек. Об этом очень важно помнить, когда вы намереваетесь водрузить на свой рабочий стол какой-то ценный для себя предмет или вещь, не имеющие непосредственного отношения к рабочему процессу.

Этикет допускает использование одной-двух фотографий близких вам людей в аккуратной рамке или небольшой и не слишком заметный предмет наподобие шкатулки. Все остальное лучше убирать в ящики стола или тумбу.

Телефон: как вести личные беседы?

Тут механизм очень простой: в случае чего-то действительно важного или срочного личный разговор можно проводить не покидая рабочего места. Диалог при этом должен вестись в нормальном эмоциональном тоне, негромким голосом и длиться не дольше двух минут в помещении, в котором не проходит планерок или совещаний — особенно если вы принимаете в них непосредственное участие. Необходимость поговорить с кем-то из домашних или друзей может в любой момент возникнуть у каждого из нас, это нормально и не вызывает ни у кого никаких вопросов.

Во всех других ситуациях следует выйти в коридор или другое помещение, где вы не будете никого отвлекать своими разговорами или попросить собеседника перезвонить в другое время — причину этого вы уточнять совершенно не обязаны.

При необходимости записать разговор на диктофон по громкой связи нужно обязательно предупредить об этом собеседника и коллег — именно вы отвечаете за вопросы конфиденциальности во время записи и за проблему сохранения комфорта окружающих, поэтому вы должны подстроиться под них, а не наоборот.

Замечания коллегам: стоит ли делать?

Никто из нас не совершенен — и ваши коллеги могут вызывать вполне понятное раздражение манерой неверно ставить ударения в словах или неправильно употреблять слова из профессиональной терминологии. Стоит ли высказывать свое недовольство вслух при всем коллективе или нужно найти другой способ донесения информации?

Этикет говорит о необходимости обращения ко второму варианту: в первом случае вы наверняка поставите человека в неловкое положение и наживете себе неприятеля среди коллег. Вряд ли это вам нужно, даже если ваши изначальные намерения и побуждения были исключительно благими и направленными на совершенствование конкретного коллеги.

Разумно деликатно поднять интересующий вас вопрос в дружелюбной манере за общим разговором во время перерыва, не уточняя личность того, кто совершает ошибку. Если же это не сработает, можно пригласить коллегу на чашку кофе тет-а-тет и спокойно, вежливо указать ему на оплошность, начав разговор с того, что вы желаете ему добра.

Закрытая дверь кабинета: стучаться ли?

В помещения общего пользования совершенно спокойно можно заходить без стука. Если же речь идет об отдельных кабинетах, то в этом случае необходимо соблюдать приватность личных границ. Перед входом нужно постучать — не слишком громко и настойчиво, даже если дверь приоткрыта.

Если вы получили положительный ответ-приглашение, можно смело заходить. Если же ответа нет, но вы знаете, что человек точно на рабочем месте, есть смысл подождать несколько минут и повторить попытку. После стука уместен простой вопрос: “можно ли войти?”. Если сотрудник занят или разговаривает по телефону, он даст вам понять это — вербально или знаками. В этом случае нужно предпринять еще одну попытку добиться контакта, но не раньше, чем через полчаса, чтобы не показаться навязчивым, даже если ваше дело — исключительной срочности.

Малознакомые люди: как себя с ними вести?

Иногда вы можете оказаться наедине с людьми, которых едва знаете, — ими могут быть и коллеги, и приходящие сотрудники, и какие-то клиенты либо партнеры, которых пригласили на переговоры или планерку. Что же делать, если мероприятие никак не начнется, а вы проводите время в замкнутом пространстве рабочей комнаты?

Попробовать завести легкий и ни к чему не обязывающий разговор, внятно и четко представившись. Если ваш собеседник тоже настроен пообщаться, он с удовольствием ухватится за такую возможность поговорить — и прекрасно. В случае, когда ответы вашего визави скупы и явно неохотно даются, лучше перестать навязывать общение и занять себя любым другим способом — рисовать в блокноте или смотреть в окно, например.

Во время подобного диалога постарайтесь оставлять пространство для ответов, воздержитесь от слишком плоских и избитых шуток — тогда вы не будете выглядеть навязчивым болтуном и пустословом.

Обед за рабочим столом: да или нет?

Однозначное “нет”. Это будет отвлекать других сотрудников звуками или запахами, что некорректно по отношению к ним. Если в вашем офисе нет специальной комнаты для еды — отправляйтесь обедать в кафе или ресторан, прогуляйтесь до лавочки в парке или найдите еще какой-то способ утолить голод. Допустимый на рабочем месте максимум — чашка чая или кофе, этикет вполне позволяет подобное.

Подарки коллегам: что и как?

К счастью для многих из нас, в большинстве компаний существует установленная традиция дарить подарки к значимым событиям или датам, на них либо собирают со всех сотрудников строго определенную сумму, либо находят еще какой-то способ поздравить именинника, например.

Если вы желаете сделать подарок от себя лично — стоит подумать несколько раз, насколько это будет уместно и правильно. Однозначного ответа тут нет, каждый ориентируется на собственную интуицию и чувство вкуса и меры. Подарки из путешествия никто не обязан привозить для всех коллег разом, а тем сотрудникам в офисе, которые вам близки или приятны, можно дарить практически все, но не стоит делать слишком дорогих или специфических подарков.